Menu

Polityka prywatności i klauzula informacyjna

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Centrum Stomatologii Den-Med sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Łużycka 17, 65-601 Zielona Góra, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000937149, NIP 9292068600, REGON 520618022, zwana dalej „Den-Med” lub „Administratorem”.

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

  • pocztą elektroniczną: kontakt@stomatologiadenmed.pl,

  • telefonicznie: 68 453 34 03 lub 603 562 883,

  • korespondencyjnie: Centrum Stomatologii Den-Med sp. z o.o., ul. Łużycka 17, 65-601 Zielona Góra.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

3.1. Udzielanie świadczeń zdrowotnych

Dane osobowe pacjentów, w tym dane dotyczące zdrowia, przetwarzamy w celu:

  • rejestracji pacjenta i organizacji wizyt,

  • diagnozowania, leczenia oraz udzielania innych świadczeń zdrowotnych,

  • prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej,

  • zapewnienia ciągłości oraz bezpieczeństwa leczenia,

  • rozliczania wykonanych świadczeń,

  • wykonywania obowiązków prawnych ciążących na podmiocie leczniczym.

Podstawą przetwarzania jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy dotyczącej odpłatnych świadczeń,

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie wykonywania obowiązków prawnych,

  • art. 9 ust. 2 lit. h RODO – w zakresie danych dotyczących zdrowia, gdy przetwarzanie jest niezbędne do diagnozy, leczenia, zapewnienia opieki zdrowotnej albo zarządzania usługami opieki zdrowotnej,

  • przepisy ustawy o działalności leczniczej, ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych.

3.2. Umawianie wizyt i obsługa zapytań

Dane podawane telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem formularza kontaktowego przetwarzamy w celu:

  • odpowiedzi na wiadomość,

  • ustalenia zakresu zapytania,

  • umówienia, potwierdzenia, zmiany lub odwołania wizyty,

  • podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy,

  • prowadzenia bieżącej korespondencji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie sprawnej komunikacji, obsługa zapytań oraz organizacja pracy placówki.

Jeżeli wiadomość zawiera informacje dotyczące zdrowia, dane te przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi, organizacji świadczenia lub zapewnienia opieki zdrowotnej, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

3.3. Wiadomości organizacyjne

Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do wysyłania wiadomości dotyczących organizacji leczenia, w szczególności:

  • przypomnienia o terminie wizyty,

  • informacji o zmianie lub odwołaniu terminu,

  • informacji niezbędnych do przygotowania się do wizyty,

  • informacji dotyczących funkcjonowania placówki, jeżeli mają wpływ na umówioną wizytę.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawna organizacja udzielania świadczeń i ograniczenie liczby niewykorzystanych terminów.

3.4. Badanie satysfakcji pacjentów

Po zakończonej wizycie możemy przesłać pacjentowi neutralne zaproszenie do udziału w ankiecie dotyczącej jakości obsługi i organizacji pracy Den-Med.

W tym celu przetwarzamy:

  • numer telefonu użyty do wysłania zaproszenia,

  • informację o wysłaniu wiadomości,

  • odpowiedzi udzielone w ankiecie,

  • dobrowolnie podane dane kontaktowe, jeżeli pacjent poprosi o kontakt.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest badanie jakości obsługi, identyfikowanie problemów organizacyjnych, reagowanie na zgłoszone uwagi oraz podnoszenie jakości świadczonych usług.

Udział w ankiecie jest dobrowolny. Brak udziału nie wpływa na możliwość korzystania ze świadczeń Den-Med ani na sposób leczenia.

Ankieta jest projektowana jako bezimienna. Odpowiedzi nie są automatycznie łączone z kartą pacjenta. Dane kontaktowe są zbierane wyłącznie wtedy, gdy pacjent dobrowolnie poprosi o kontakt.

Prosimy, aby w polach opisowych nie podawać numeru PESEL, numeru dokumentacji medycznej ani szczegółowych informacji dotyczących rozpoznania lub przebiegu leczenia.

Jeżeli pacjent dobrowolnie zamieści w ankiecie informacje dotyczące zdrowia, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia, zapewnienia jakości lub bezpieczeństwa świadczeń, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

Jeżeli zgłoszenie może prowadzić do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Pacjent ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych kontaktowych do wysyłania zaproszeń do ankiet.

3.5. Obsługa uwag, reklamacji i innych zgłoszeń

Dane zawarte w uwagach, reklamacjach, skargach i zgłoszeniach przetwarzamy w celu:

  • wyjaśnienia sprawy,

  • udzielenia odpowiedzi,

  • podjęcia działań naprawczych,

  • ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli zgłoszenie zawiera dane dotyczące zdrowia, podstawą ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h albo art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

3.6. Rozliczenia i obowiązki podatkowe

Dane zawarte w dokumentach księgowych i rozliczeniowych przetwarzamy w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

3.7. Marketing i informacje handlowe

Informacje o ofertach, promocjach lub nowych usługach przesyłamy pocztą elektroniczną, SMS-em albo za pośrednictwem połączeń telefonicznych tylko wtedy, gdy jest to prawnie dopuszczalne, a w przypadkach wymaganych przepisami – po uzyskaniu uprzedniej zgody odbiorcy.

Podstawą przetwarzania danych może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie korzystania z komunikacji elektronicznej również zgoda wymagana przez art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

3.8. Funkcjonowanie i bezpieczeństwo strony internetowej

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, czasie połączenia oraz aktywności na stronie.

Dane niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego działania strony przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa strony, wykrywanie nadużyć i usuwanie błędów technicznych.

Analityczne, reklamowe i inne opcjonalne pliki cookies lub podobne technologie mogą być wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika. Szczegółowe informacje znajdują się w ustawieniach plików cookies.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie podmiotom, które są do tego uprawnione albo zapewniają Administratorowi niezbędne usługi, w szczególności:

  • osobom wykonującym zawody medyczne i innym upoważnionym członkom personelu,

  • dostawcy oprogramowania do obsługi placówki i dokumentacji medycznej,

  • dostawcy systemu wysyłki SMS i operatorom telekomunikacyjnym,

  • dostawcy hostingu, poczty elektronicznej oraz obsługi strony internetowej,

  • dostawcy formularza ankietowego,

  • podmiotom świadczącym usługi informatyczne i serwisowe,

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, ubezpieczeniowe lub audytowe,

  • organom publicznym, sądom i innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie zgodnie z zawartą umową i poleceniami Administratora.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli którykolwiek z dostawców usług informatycznych, analitycznych lub związanych z funkcjonowaniem strony przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

Szczegółowe informacje o wykorzystywanych dostawcach i mechanizmach transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

Formularz ankiety powinien być skonfigurowany tak, aby odpowiedzi pacjentów były przechowywane na serwerze znajdującym się w Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie były przekazywane do zewnętrznych systemów reklamowych.

6. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych Administratora:

  1. Dokumentację medyczną przechowujemy przez okresy wynikające z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Podstawowy okres wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

  2. Dane związane z rozliczeniami przechowujemy przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.

  3. Zwykłą korespondencję i zapytania, które nie stały się częścią dokumentacji medycznej, przechowujemy przez okres do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że konieczne jest dłuższe przechowywanie ze względu na roszczenia.

  4. Informację o wysłaniu zaproszenia do ankiety przechowujemy przez okres do 12 miesięcy.

  5. Odpowiedzi w ankiecie satysfakcji przechowujemy przez okres do 12 miesięcy od ich otrzymania. Po tym okresie odpowiedzi mogą być wykorzystywane wyłącznie w postaci zagregowanej lub zanonimizowanej.

  6. Dane kontaktowe podane w celu uzyskania odpowiedzi przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości jej obsługi lub do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

  7. Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do jej wycofania, a następnie w ograniczonym zakresie przez okres konieczny do wykazania faktu udzielenia i obsługi zgody oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

  8. Techniczne logi bezpieczeństwa strony przechowujemy co do zasady przez okres do 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

  • uzyskania dostępu do danych i otrzymania ich kopii,

  • sprostowania nieprawidłowych danych,

  • żądania usunięcia danych,

  • żądania ograniczenia przetwarzania,

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

  • przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy,

  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Poszczególne prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa. W szczególności prawo do usunięcia danych nie pozwala na żądanie usunięcia dokumentacji medycznej, którą podmiot leczniczy ma obowiązek przechowywać.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres kontakt@stomatologiadenmed.pl lub na adres siedziby Administratora.

8. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych niezbędnych do identyfikacji pacjenta, prowadzenia dokumentacji medycznej, rozliczenia świadczeń i wykonania obowiązków prawnych jest obowiązkowe. Niepodanie tych danych może uniemożliwić udzielenie świadczenia albo jego prawidłowe udokumentowanie.

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale może być niezbędne do odpowiedzi lub umówienia wizyty.

Udział w ankiecie satysfakcji oraz podanie w niej danych kontaktowych są całkowicie dobrowolne.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec pacjentów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Wyniki ankiet mogą być automatycznie oznaczane jako wymagające kontaktu, np. w przypadku niskiej oceny lub zaznaczenia prośby o rozmowę. Takie oznaczenie służy wyłącznie organizacji pracy i nie powoduje automatycznej decyzji dotyczącej leczenia pacjenta.

11. Opinie w Google

Po zakończeniu ankiety pacjent może dobrowolnie przejść do serwisu Google i opublikować opinię dotyczącą Den-Med.

Opublikowanie opinii nie jest obowiązkowe i nie wpływa na udzielane świadczenia. Den-Med nie uzależnia żadnej korzyści od wystawienia opinii ani od liczby przyznanych gwiazdek.

Odpowiedzi udzielone w ankiecie nie są przekazywane do Google. Po przejściu do serwisu Google dane są przetwarzane przez Google zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym serwisie.

12. Zmiany klauzuli

Klauzula może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zakresu przetwarzania albo wykorzystywanych usług i dostawców. Na stronie publikowana jest aktualna wersja klauzuli wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Data ostatniej aktualizacji: 03.08.2026 r.